Savage Chickens - Productivity

Don’t grow up, it’s a trap!

Ima li još netko tko se s nostalgijom prisjeća srednjoškolskih dana kada smo poslije škole sjedili na igralištu i družili se s ekipom, sve su se obveze dale završiti u par sati rada poslije škole i bilo je dovoljno vremena za sve izvanškolske aktivnosti, gledanje serija, čitanje knjiga, i maratonske telefonske razgovore s najboljom frendicom o frajeru koji je već u to vrijeme bio aktualan?

Koju godinu kasnije (nećemo sad o točnim brojkama), situacija je pomalo drugačija. Obveze su se namnožile, fini komad budnog vremena nam odlazi na posao, a druženja s prijateljima, hobiji i sportske aktivnosti su uplanirani par puta tjedno kad nismo preumorni. Ako uz to imamo i klince, ostatak odlazi na igru s njima (nažalost rjeđe), ili klasične turbo zabavne posliće poput kuhanja, čišćenja, veša… (umetni Sizifov posao po izboru) ili razvažanja klinaca po njihovim obvezama (češće).

Izreka „carpe diem“ nikad nije bila toliko istinita

Obzirom na sve naše želje, i rapidno rastući broj vanjskih zahtjeva na naše vrijeme, danas se sve češće nalazimo u nekoj računici koja u zbroju daje više od 24 sata. Pa onda štedimo, najčešće prvo na snu, a onda svemu što se čini „manje bitno“: vremenu s prijateljima, vježbanju, romantičnim izlascima… zapravo, svemu što nas čini, ako već ne sretnima i prpošnima, a ono barem podnošljivima.

Polako shvaćamo da ona stara „vrijeme je novac“ i nije baš točna, jer jednom potrošeno vrijeme više ne možeš „zaraditi“. Ono što svakako jest točno, je činjenica da svi mi u danu imamo 24 sata, i da nam generalno zadovoljstvo životom velikim dijelom ovisi o tome koliko dobro ih uspijevamo iskoristiti.

Maksimalno produktivni? Lakše reći nego učiniti.

Na tu temu napisana je hrpetina literature, gdje svatko može naći nešto za sebe – ali ključ je (naravno) u praksi primijeniti pročitano. Niže možete naći što je iz tog mora literature (zapravo, one kapljice koju sam u svom ograničenom slobodnom vremenu uz troje djece uspjela pročitati) mene pogodilo u žicu.

Odredite što je bitno, odnosno koji je vaš „WHY“

Hitno nije uvijek bitno, i obrnuto. Na poslu, ali i u slobodno vrijeme, često nas bombardiraju razno raznim zahjevima na naše vrijeme. Projekti koji su bitni nekome drugome, kave s ljudima s kojima više nismo na istoj valnoj duljini, roditeljski sastanci na kojima se već tradicionalno ne govori baš ništa novo.

Prvo i najvažnije je odrediti što je nama samima najbitnije, odnosno što je u skladu s našom osobnom vizijom života. Ovu tezu zastupa Charles Duhigg, autor bestselera „Power of Habit“ i „Smarter, Faster, Better“. Kako možete čuti u ovom intervjuu, ključno za produktivnost nije odraditi više stvari, već odraditi važnije stvari. Work smarter, not harder. A ako znate koji je vaš „zašto“, kako već u samom naslovu svoje bestselling knjige – Start With Why –  upućuje i Simon Sinek, lakše je donositi odluke kako biste radili samo, ili bar u većoj mjeri, stvari koje vas guraju prema tom cilju.

Ovo je slično i konceptu koji se spominje u jednoj od najpoznatijih knjiga vezanih uz efikasnost, a to je 7 navika uspješnih ljudi (7 habits of highly effective people) od Stephena Coveya – „Begin with the end in mind“ (Počnite imajući na umu kraj). Jasna ideja kamo želite stići bit će vam pravi pokazatelj kojim smjerom krenuti.

Prvo odradite ključne aktivnosti koje će vas kontinuirano primicati željenom cilju.

Ostale treba delegirati, odgoditi ili zanemariti.

Jedna od stvari na koje se volim često podsjetiti je Paretov princip 80:20, koji kaže: 80% rezultata postiže se radom u 20% vremena. Vrlo je vjerojatno da nećemo uspjeti stići baš sve, ali ako uspješno determiniramo ključne aktivnosti, 80% cilja je već solidna četvorka.

Na ovu temu korisno je baciti oko i na Eisenhowerovu (HITNO-BITNO) matricu, koja nam pomaže razlučiti bitne od nebitnih aktivnosti i usmjeriti nas na prikladnu reakciju za pojedinu aktivnost.

eisenhower matrix

I Covey je jednu od 7 navika posvetio upravo ovom konceptu: „Put first things first“ (Stavite najvažnije na prvo mjesto). Na ono što je hitno i bitno, treba se baciti iz ovih stopa. One bitne, ali manje hitne stvari treba uplanirati za neko buduće vrijeme, dok hitne, a manje bitne treba delegirati, kako ne bismo postali usko grlo. Najbitnije od svega je sivo područje – dakle, ono što nije ni hitno ni bitno – ignorirati / preskočiti / zaboraviti. To su oni mailovi koje pobrišemo misleći – ako je važno, pisat će opet, pa često kasnije shvatimo da su se stvari odradile bez naše intervencije.

Stvorite naviku rada.

Termin procrastination, ili po naški – zabušavanje, u zadnje vrijeme je prilično popularan, i mnogobrojne su tehnike kako izbjeći to zavodljivo scrollanje po instagramu, provjeravanje najnovijeg pissing contesta u vladi ili čekiranje rezultata NBA playoffa. Ima jedna zgodna teorija u Duhiggovoj knjizi Power of Habit, a to je da je naš mozak zapravo lijen, i najviše voli biti na autopilotu (prema jednom istraživanju koje navodi, čak 40% naših dnevnih aktivnosti su navike, a ne aktivne odluke). Zato mu se baš sviđaju naše redovite navike, kada ne mora razmišljati nego samo radi ono što mu navika kaže. Za formiranje navike potreban je neki (uvijek isti) signal (cue), primjerice napraviti si šalicu čaja odmah po dolasku na posao. Nakon toga slijedi neka rutina (npr. sastavljanje to-do liste za taj dan), nakon čega slijedi nagrada – osjećaj da imamo cijeli dan pod kontrolom (također jak faktor u samo-motivaciji).

Priredite okolinu za uspjeh.

Kako kaže Marie Kondo, autorica knjige „The Life-Changing Magic of Tidying Up: The Japanese Art of Decluttering and Organizing“, ključ je okružiti se samo sa stvarima koje nam donose sreću (spark joy). U ovom konkretnom slučaju, to bi značilo ukloniti iz radnog prostora sve stvari koje nam ne trebaju,  što nam može, primjerice, višestruko skratiti vrijeme traženja onog komada papira sa zapisnikom sa zadnjeg sastanka (uz činjenicu da uredan prostor komunicira mir). Sa ovim dijelom, priznajem, moja pomalo hrčkolika osobnost ima najviše problema (ali radim na tome).

Za dodatnu pomoć, primijenite neku od prokušanih tehnika.

Postoje ljudi koje nazivaju „guruima produktivnosti“. Jedan od njih je David Allen, autor slavne GTD tehnike (GTD – Getting Things Done); prema njemu, ključno je osloboditi mozak od razmišljanja o svim taskovima s kojima se borimo i kroz 5 koraka napraviti savršenu to-do listu (zapravo, jedan konkretan vremenski plan) koji će nam omogućiti da sve odradimo i ništa ne zaboravimo. Ti koraci su: capture (ispišite sve taskove, ma koliko male, na papir); clarify (razjasnite što konkretno i kako treba napraviti); organize (za ono što ne stižete odmah, postavite si podsjetnik); reflect (na tjednoj bazi provjerite taskove i napravite prilagodbe u planu), i engage (odradite svaki od taskova u svoje vrijeme, a one koji traju manje od 2 minute, odmah). Osobno, preferiram kratke to-do liste od 3-5 najvažnijih itema, a ovakav ekstenzivan popis više smatram podsjetnikom ili čak kratkoročnim planom, no to je ta razlika u pristupu gdje svatko bira ono što mu najviše odgovara.

Tehnika koja mi se sviđa je vjerojatno najpoznatija tehnika za produktivnost, Pomodoro tehnika, nazvana po kuhinjskom timeru u obliku rajčice (moraš voljeti takvu tehniku). Ona podrazumijeva rad na odabranom zadatku u četiri 25-minutna intervala („pomodora“) sa kratkim pauzama (3-5 minuta) između intervala, te jednu dulju pauzu, 15-30 minuta, nakon 4 intervala. I tako ukrug, dok posao nije gotov. Na taj način moguće je minimizirati distrakcije i fokusirati se na taj jedan zadatak. Prema osobnom iskustvu, ta tehnika najbolje djeluje kad treba odraditi tzv. „deep work“, odnosno neki inteligentan posao za koji je potrebno više vremena i dublja koncentracija. Raditi po Pomodoru na više različitih projekata odjednom može biti i kontraproduktivno, zbog vremena koje je potrebno da se mozak prebaci na novi zadatak.

Još jedna zanimljiva tehnika koja se spominje u Duhiggovoj „Smarter, Faster, Better“ je tehnika mentalnih modela. Kada imate pred sobom neki zahtjevan zadatak, primjerice kompleksne pregovore ili, primjer koji se navodi u knjizi, brzu reakciju pilota aviona u slučaju kvara, zgodno je unaprijed si predočiti cijeli tijek situacije sa svim mogućim ishodima te vizualizirati idealan ishod. Sa tako konstruiranim mentalnim modelom možemo brže uočiti da nešto nije u redu i prema tome reagirati.

Naravno, ovo je samo vrh ledenjaka kada se govori o produktivnosti. Postoji još velik broj raznih tehnika za produktivnije korištenje vremena, a nisam se niti dotakla važnosti suradnje sa drugima kako bismo postigli još bolje rezultate. Taj dio će pričekati da budem još malo produktivnija. 🙂

Da sumiramo:

  1. Odredite što je bitno, odnosno koji je vaš „WHY“
  2. Prvo odradite ključne aktivnosti koje će vas kontinuirano primicati željenom cilju.
  3. Stvorite naviku rada.
  4. Priredite okolinu za uspjeh.
  5. Za dodatnu pomoć, primijenite neku od prokušanih tehnika.

I ne zaboravite, nekad treba i dozirati produktivnost:

Bravo, stigli ste do kraja posta! Ne znam znači li to da ste zabušavali čitajući dok vas čeka neki važan posao, no u svakom slučaju, tu je još par resursa za vas koji želite ući dublje u tematiku:

  • Zašto Seth Godin smatra da hitne stvari treba ignorirati, možete pročitati ovdje.
  • Kratak sažetak David Allenove knjige „Getting Things Done“ u formi animacije možete naći ovdje, a zanimljiv podcast s njime kao gostom gdje također opisuje svoju GTD tehniku, ovdje.
  • Ovdje možete naći jako simpatičnu animaciju koja opisuje Pomodoro tehniku.
  • Ako ste mislili da ste do sada naučili slagati odjeću, think again! Marie Kondo će vam ovdje pokazati da je jedan tako, ehem, nezanimljiv posao moguće raditi s ljubavlju (da, stvarno).

Lilit

2 comments on “Produktivnost, ili: kako obaviti 364 stvari u 2 sata slobodnog vremena”

  1. Dobar! Palac gore za to-do popise, bez njih već duži niz godina mislim da ne bi funkcionirala.cak i prije nego su djeca stigla u moj život…a dva palca gore za moderne tehnologije koje nam olakšavaju da te to-do liste ne gubimo po papirima i da ih možemo iskomunicirati s drugima 😉

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *