Na nesreću većine, Zoom (i ostale inačice videokonferencijskih alata) slijedom okolnosti postali su neizostavni dio naše svakodnevice.

Ne bi čovjek vjerovao što se sve može preko Zooma; od poslovnih sastanaka i škole (basic varijanta) pa sve do pilates treninga ili kozmetičkih tretmana. Evo, baš sam danas dogovorila ručak s frendicom, nešto što nam je prije bila tjedna rutina, preko Zooma; nužnost ako se želimo vidjeti i isklafrati prije proljeća. Talijanski na koji idem već godinama već pola godine imamo samo virtualno. Potreba rađa kreaciju.

Uz današnju Corona situaciju, više-manje svatko tko radi jedan od white collar poslova ili ima dijete u školi već je power user videoconferencija. No, taj je također upoznao i sve mušice takvog načina komunikacije – baš kako uvodni video zorno prikazuje. 🙂 Lud zbunjen normalan momenti kad se netko smrzne / izgubi zvuk, razne varijante zvučnih kulisa – recimo (bolno poznata situacija) kad vrište djeca u pozadini – ili sastanci bez kraja gdje bi 20% ljudi stvarno trebalo prisustvovati, a ostali su na mute i rade nešto svoje u pozadini.

Moderna tehnologija nam je donijela puno alata za efikasniji rad, ali na momente se čini da videoconfovi i nisu jedan od njih. Kao i uvijek, postoji i druga strana medalje – i to vrlo optimistična.

Seth Godin u najnovijoj epizodi svog podcasta „Akimbo“ predlaže 18 pozitivnih strana ovakvog tipa susreta i nudi viziju mnogo ljepše budućnosti ako budemo koristili sve prednosti koje nam VC alati nude, a ne pokušavali prekopirati trenutni način rada u fizičkom svijetu na onaj digitalni. Kao netko tko je na svojoj koži iskusio sate i sate (loših) videoconfova, mogu se složiti s većinom rečenog, a sljedećih 7 stvari smatram ključnima jer mogu donijeti velika poboljšanja – odmah.

 

  1. Timing.

Do sada je većina sastanaka izuzev kratkih alignmenta unutar timova bila normirana na minimalno sat vremena, jer je na sastanak trebalo fizički doći, ponekad iz druge zgrade ili čak grada (a i Outlook smatra da je to standardno vrijeme za sastanak).

Spajanjem na videoconf možemo pretpostaviti da vrijeme potrebno za dolazak na sastanak virtualno 0, što znači da nema potrebe ikoga posebno čekati, a i sam sastanak može trajati svega 5 minuta jer nema dodatnog troška vremena na dolazak, odlazak – ili šminkanje. 🙂

Istovremeno, moguće je imati i sobu koja je uvijek otvorena, npr. između članova užeg tima, gdje svatko može uletiti na kratko ako treba neki input ili se kratko iskoordinirati. Moderna verzija „open door“ politike koja može vratiti dio onog „watercooler talk“ šarma. 🙂

  1. Ukidanje putovanja na i sa posla.

I time ne mislim samo na pola sata do 40 minuta koje je potrebno da se prijeđe 5 km od šireg centra do Radničke. Radeći u regionalno organiziranoj multinacionalnoj kompaniji, često smo znali putovati čak i u druge države kako bismo odradili neki workshop sa timom ili sastanak sa partnerima. Imali smo i tada videoconf alate, ali nisu bili toliko opće prihvaćeni pa se uvelike preferirao osobni kontakt. Kako se pokazalo, ipak se može i virtualno, a uštede vremena i novca su ogromne. Da i ne spominjem potencijalni efekt na tržište nekretnina; uskoro bi moglo postati posve izvedivo raditi u centru Zagreba, a živjeti u kući sa okućnicom recimo u Dubravici koju se može dobiti za cijenu 20tak kvadrata stana u metropoli, uz sve benefite vrta, svježeg zraka i mira koje takva lokacija donosi.

  1. Obogaćena komunikacija.

Osim što se možete vidjeti i čuti sa sudionicima sastanka, možete i zajednički raditi na nekom shareanom dokumentu, slati si poruke ili poslati link na novu verziju npr. Weba na kojem radite. Suradnja je jednostavna, a ljudima je olakšano da budu kreativni na različite načine.

  1. Fleksibilnost

Više nije nužno voditi računa o veličini prostorije ako organizirate veći sastanak, niti je potrebno da u startu dođe baš svatko tko bi eventualno mogao zatrebati. Uz videoconf alate lako je dodati nekoga u minuti, ili okupiti 50 ljudi na jednom mjestu ako trebate podijeliti neku informaciju bitnu za sve. Uz to postoje i mogućnosti breakout soba gdje je moguće privremeno izdvojiti samo određeni dio tima za dodatni kreativni moment.

  1. Asinkronost

Iz moje perspektive, možda najvažnija značajka – mogućnost da se snimi video kao priprema za sastanak i pošalje ljudima da pogledaju u vrijeme kada im odgovara. Uz adekvatnu pripremu, moguće je potencijalni sastanak od 2 sata svesti na kratku 15-minutnu diskusiju o problematičnim točkama, a ljudima dati više slobode upravljanja vlastitim vremenom. Ovo djeluje kao stvarno bazično, no prema mojem iskustvu zaista se rijetko koristi, jer se još uvijek, nažalost, smatra da ljudi od doma neće raditi koliko rade kad ih netko fizički promatra – iako većina bude zapravo i produktivnija bez konstantnih upadica karakterističnih za fizički ured. Stoga se traži da ljudi budu prisutni na confu, makar svi bili svjesni da će većina biti totalno nefokusirana i kuckati nešto svoje sastrane – što opet neće biti toliko kvalitetno kao da su se u potpunosti usredotočili na zadatak, umjesto da jednim uhom slušaju sastanak na kojem nisu ni trebali biti prisutni.

  1. Korištenje mogućnosti umjetne inteligencije.

Iako ovaj dio možda u nekima može izazvati nelagodu, realno AI nudi velik broj mogućnosti za olakšavanje i poboljšanje kvalitete sastanaka. Sastanke se može snimiti i time ih učiniti lako dostupnima za naknadno gledanje, te ujedno napraviti i transkript, na opće oduševljenje zaduženih za mrski task pisanja zapisnika. Na kraju, taj transkript je lako i pretražiti, što može eliminirati neke od nezgodnih he said-she said momenata.

  1. Mogućnost povezivanja s istomišljenicima totalno izvan vašeg kruga.

Uz samo malo tolerancije na potencijalnu vremensku razliku, moguće je preko Zooma doslovce popiti kavu s vašom najdražom autoricom dječjih knjiga ili se priključiti nekom seminaru, možda baš tog istog Setha Godina, koji vjerojatno nema u skorije vrijeme plan kročiti nogom u našu lijepu Hrvatsku.

 

Mora se priznati da većina ljudi, radili s tehnologijom ili ne, u svjetlu Covid-19 razmahivanja muku muče kako održati svoje poslovanje ili makar uskladiti sve privatne i poslovne obaveze sa ograničenjima koja nam neminovno dolaze u idućih pola godine. Oni koji nisu direktno pogođeni Covidom svakako posredno jesu jer im se život stubokom promijenio, ako već nije pogođen netko od bližih im ljudi.

Kada svi skupa usvojimo činjenicu da je način rada na daljinu „here to stay“ i promijenimo svoj mindset tako da počnemo vjerovati ljudima i pustimo ih da rade svojim tempom, u svoje vrijeme i na svoj način, koristeći sve prednosti koje nam nudi tehnologija, mogli bismo doživjeti rast produktivnosti, a istovremeno i dobiti zadovoljnije ljude koji možda uspiju ne puknuti k’o kokice. Što svakako u ovoj situaciji nije za zanemariti.

Cijeli podcast, uključujući i dodatne načine na koje AI može obogatiti poslovne sastanke, mogućnost gejmifikacije tj. osvajanja bodova za kvalitetno sudjelovanje na sastancima (fokusirano, kratko i jasno, molim!) i kako još ljudi mogu svojom energijom dati dodatnu vrijednost, možete poslušati ovdje.

Lilit